DESCRIPTION DU POSTE

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, vous serez rattaché(e) à La Responsable Ressources, votre mission est de l’assister dans le suivi administratif des dossiers.

PRINCIPALES MISSIONS :

• Accueil physique et téléphonique : filtrer et orienter
• Gérer les courriers et courriels (entrants, sortants) : enregistrement, diffusion, archivage, mise sous plis, expédition, suivi, relance…
• Prise de notes, rédaction et mise en page de compte rendu, notes, rapports, courriers et tout document ou dossier…
  Trier, organiser le classement de documents, de dossiers, d’archives
• Aider à la préparation et à l’organisation des instances : Bureau, Conseil d’Administration et Assemblée Générale
• Gérer le fichier Contacts (Institutions, partenaires…)
• Editer des devis
• Etablir les règlements fournisseurs (virements, chèques)
• Rapprocher les bons de commande aux factures
• Tenir des tableaux de suivi (contrats, devis, bon de commande….)
• Compiler et proposer la revue de presse
• Gérer les commandes de consommables
• Suivre le circuit signatures

COMPÉTENCES REQUISES

• Connaissances (Savoir) :
  • Compétences rédactionnelles avérées
  • Connaissance des procédures administratives
  • Savoir rendre compte de son activité
  • Savoir analyser et synthétiser
  • Anglais
• Compétences professionnelles (Savoir-faire) :
  • Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe : échanges, compte-rendu, …
  • Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et numériques : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, navigation internet…
  • Maîtrise des techniques d’accueil physique, téléphonique et prise de messages
  • Savoir gérer les priorités
• Compétences comportementales (Savoir-être) :
  • Sens du travail en équipe
  • Capacité relationnelle
  • Discrétion, sens de la confidentialité
  • Rigueur, précision, méthode et organisation
  • Capacité à répondre aux urgences et bonne résistance à la pression
  • Rapide, autonome et polyvalente, faire preuve d’adaptabilité et d’organisation pour passer d’une tâche à l’autre
  • Disponibilité, fiabilité
  • Savoir écouter
  • Intérêt manifeste pour l’organisation d’événements

MODALITÉS D’EXERCICE

• Type de contrat : CDD de 3 mois
• Temps et/ou horaires de travail : 35h / semaine
• Lieu de travail : 213 Quai Eric Tabarly – 29200 BREST
• Relations hiérarchiques et fonctionnelles : Placé(e) sous l’autorité de La Responsable Ressources, l’assistant(e) administratif(ve) est amené(e) à entretenir de nombreux liens fonctionnels avec l’ensemble de l’équipe de direction.

CANDIDATURE

Veuillez adresser votre CV et une lettre de motivation en précisant le numéro de l’offre PRES04 à l’adresse suivante :
recrutement-stage@fetesmaritimesdebrest.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 17 Mars 2023
Pré-sélection sur dossier, entretiens éventuels